Путевой лист – документ, на основании которого учитываются затраты на ГСМ (горюче-смазочные материалы). Печатная форма (форма по ОКУД № 0345001) не является обязательной для всех организаций, кроме транспортных компаний. В типовых конфигурациях 1С 8.3 нет печатной формы путевого листа (можно добавить как внешнюю), но реализовано несколько способов :
- По авансовым отчетам
- По талонам
- По топливным картам
Рассмотрим пошаговую инструкцию и некоторые особенности каждого из них.
Схема учета выглядит следующим образом:
- Выдача наличных денег подотчетнику
- Оформление авансового отчета
- Возврат наличных в кассу
- Списание затрат на ГСМ по топливным картам
На рис.1 изображен авансовый отчет, в котором отражены сразу несколько операций: отчет о выданном авансе, оприходование бензина на склад, данные о счете-фактуре (если такой имеется).
На рис.2 можно видеть проводки документа. Чтобы счета учета по номенклатуре «Бензин АИ-92» заполнились автоматически, необходимо в регистре сведений « » добавить строчку для группы «ГСМ» (см. рис.3)
Печатную форму путевого листа можно подключить как внешний отчет или обработку в справочник «Дополнительные отчеты и обработки» (см. рис.4). Сам отчет придется заказывать у специалистов либо приобретать на Инфостарте .
Возврат денег по авансовому отчету (в нашем примере это 8 руб.) оформляется документом « », который заполняется автоматически в режиме «Ввести на основании» из документа « ».
Списание ГСМ по топливным картам
В отличие от талонов, топливные карты учитываются не как , а как бланки строгой отчетности на забалансовом счете 006.
В общем виде схема учета состоит из следующих пунктов:
- Оприходование топливной карты
- Оприходование бензина, поступившего по топливной карте
- Списание затрат.
Оприходование стоимости топливной карты можно оформить как поступление услуги – см. рис.11 и рис.12. А саму карту учесть на счете 006 ручной операцией (рис.13)
Поступление топлива оформляется документом « » (см. рис.14, рис.15).
Часто бухгалтеры допускают ошибку, списывая в 1С 8.3 ГСМ операцией, введенной вручную. Это не совсем правильно. Расскажу, почему. Дело в том, что при ручном вводе проводок затрагиваются только бухгалтерские счета из плана счетов («Регистры бухгалтерии»). А на самом деле этого зачастую недостаточно, так как при оприходовании ГСМ могут участвовать и другие регистры учета.
Рассмотрим на примере поступление топлива путем оформления авансового отчета, а затем пошаговую инструкцию по списанию ГСМ в .
Поступление ГСМ с помощью Авансового отчета
Списание бензина в 1С документом «Требование – накладная»
Итак, топливо на счете 10.03, аналитика «Основной склад», в количестве 20 литров у нас есть. Теперь по отчету водителя и с учетом нормативов нам нужно их списать.
Создадим новый документ «Требование – накладная». Заходим в меню «Производство», далее в разделе «Выпуск продукции» выбираем «Требования – накладные». В окне со списком документов нажимаем кнопку «Создать».
В шапке документа заполняем реквизиты «Организация» и «Склад».
Учреждения и организации, имеющие транспортные средства, вынуждены ежедневно покупать бензин, дизельное топливо и другие горюче-смазочные материалы. Наиболее распространенные способы приобретения ГСМ – за наличные или с оформлением авансового отчета, а также по топливным картам.
Рассмотрим, как эти способы учета ГСМ реализованы в «1С:Бухгалтерии 8.3».
Учет по картам
Система оплаты пластиковой топливной картой является наиболее удобной и выгодной формой расчетов за топливо. Организация заключает договор с поставщиком ГСМ на приобретение бензина с применением топливной карты, на которой хранится информация об установленных лимитах на количество и ассортимент нефтепродуктов и сопутствующих услуг, а также об объеме денежных средств, в пределах которого можно получить нефтепродукты и сопутствующие услуги.
Оприходование стоимости топливной карты (если она есть, так как в большинстве случаев карту используют бесплатно при условии ее возвращения) можно оформить как поступление услуги через меню «Покупки» - «Поступление (акты, накладные)» - создать поступление «Услуги (акт)»).
Рис.1 Создание документа «Услуги»
Рис.2 Заполнение документа услуги – изготовление топливной карты
При этом саму топливную карту учитывают как бланк строгой отчетности на забалансовом счете 006 и отражают в учете с помощью ручной операции – меню «Операции» - «Операции, введенные вручную».
Рис.3 Операция, введена вручную – отражение топливной карты на забаланс
Обратите внимание, в случае изготовления топливной карты бесплатно, карта также отображаются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности» по условной цене – 1 карта = 1 рубль.
Поставщик топлива по окончании месяца предоставляет документы, отражающие количество литров, фактически приобретенных, что являться основанием для учета на счете 10.03 «Топливо» и оформляется через «Поступление товаров (накладная)», в меню «Покупки» - «Поступление (акты, накладные».
Рис.4 Меню программы 1С:Бухгалтерия «Покупки»
Создаем новый документ «Поступление товаров (накладная), заполняем организацию, поставщика, договор, склад и добавляем строки в табличную часть «Товары», используя кнопку «Добавить» или «Подбор». При создании номенклатуры обязательно указать тип номенклатуры – ГСМ.
Рис.5 Номенклатурная карточка ГСМ
Рис.6 Оформление поступления ГСМ
Таким образом, мы оприходовали ГСМ от поставщика. Сформировалась проводка – Дт. 10.3 - Кт. 60.
Рис.7 Движение документа «Поступление товаров (накладная)»
Поступление ГСМ по авансовому отчету
Чтобы отразить самостоятельную покупку водителем бензина за наличность, выданную ему, оформляем авансовый отчет. При этом сначала необходимо оформить выдачу денежных средств подотчетному сотруднику. Выдача денег из кассы фиксируется документом «Выдача наличных» с видом операции «Выдача подотчетному лицу».
Рис.8 Заполнение документа выдача наличных
Теперь создадим сам «Авансовый отчет» через «Банк и касса» - «Авансовые отчеты».
Рис.9 Кассовые документы
С помощью кнопки «Создать» создаем новый документ, в котором заполняем первую закладку «Авансы»: фиксируем документ выдачи аванса (у нас «Выдача наличных»), а внизу – прикрепленных к отчету документов. Далее переходим к заполнению табличной части, в которой подбираем приобретенную номенклатуру (Бензин Аи-95), указав количество и цену.
Рис.10 Заполнение отчета
Таким образом, мы оприходовали ГСМ через авансовый отчет. Его проводки – Дт. 10.3 - Кт. 71.01. Нажав кнопку «Печать» получаем печатную форму документа.
Рис.11 Печатная форма авансового отчета
Списание ГСМ в 1С 8.3
Учет списания ГСМ в 1С производится согласно путевым листам. Эту информацию сверяют с отчетами, предоставленными самим подотчетным сотрудником и обобщающими данные путевых листов и чеков АЗС.
Списание бензина и других ГСМ оформляется одинаково документом «Требование-накладная», который находится в разделе «Склад».
Рис.12 Фрагмент пункта меню «Склад»
В документе с помощью кнопки «Подбор» или «Добавить» указывается название ГСМ, объем и счет, на который будем его списывать. Последний, в свою очередь зависит от вида деятельности компании: например, если предприятие торговое, то счет списания – 44.01, производство (на основное производство) – 20, а общехозяйственные нужды – счет 26. Установка галочки «Счета затрат на закладке «Материалы», даст возможность указывать счета в одной строке с номенклатурой. Иначе они будут заполняться на отдельной закладке.
Рис.13 Заполнение «Требования-накладной» на списание ГСМ
При проведении требования-накладной стоимость бензина, списываемого на затраты, учитывается по средней стоимости.
Рис.14 Отчет о движении документа «Требование-накладная»
Этот же документ также можно сформировать на основании авансового отчета. Для этого, открыв сам отчет или весь журнал «Авансовые отчеты», нажать кнопку «Создать на основании» и выбрать искомый документ.
Рис.15 Создание «Требования-накладной» из «Авансового отчета»
Настройка субконто счета 10.03 «Топливо»
В нашем примере используется один склад для оприходования топлива. Если у вас несколько транспортных средств, то можно создать свой склад на каждый автомобиль и учитывать остатки и обороты по каждой единице транспорта.
Для того чтобы учет на счете 10.03 велся в разрезе складов, посмотрим настройку счета в плане счетов. Откроем счет 10.03 – «Топливо». Здесь состав видов субконто определяется настройкой плана счетов «Учет запасов». Установив галочку «Учет запасов ведется по местам хранения», мы получаем дополнительное субконто в виде складов, учет на которых может вестись как в количественном, так и количественно-суммовом выражении.
Рис.16 Настройка субконто «Места хранения» счета 10.03 «Топливо»
Рис.17 Окно настройки плана счетов – счет 10.03 «Топливо»
Для примера перепроведем наши созданные документы, изменив «Основной склад» на склад «Автомобиль». После этих изменений в проводках отобразился «Склад», и при формировании оборотно-сальдовой ведомости появилась возможность добавить субконто «Склады».
Рис.18 Настройка оборотно-сальдовой ведомости по счету 10.03 «Топливо»
Как видим, в ОСВ выделился условный склад «Автомобиль».
Рис.19 ОСВ по счету 10.03 «Топливо» с детализацией по местам хранения
Ранее приобретаемое топливо отражено в ОСВ без указания склада – «…».
В том числе и по топливным картам. Некорректно будет применять в данной ситуации «Операцию, введенную вручную». Вся загвоздка заключается в том, что в таком случае вы отразите одни лишь бухгалтерские проводки, упустив остальные, возможно нужные регистры.
Рассмотрим пошаговую инструкцию по учету и списанию топлива.
Поступление ГСМ
Перейдите в раздел «Банк и касса» и выберите пункт «Авансовые отчеты».
Создайте новый документ и укажите в шапке подотчетное лицо. В таблице товаров укажите ранее сознанную номенклатурную позицию. В нашем случае это «Бензин АИ-92». Очень важно правильно указать счет учета – 10.03 «Топливо».
При заполнении данного документа у вас не должно возникнуть никаких сложностей. После того, как вы указали все необходимые данные, проведите его.
В нашем примере мы использовали в качестве организации индивидуального предпринимателя на упрощенной системе налогообложения (доходы минус расходы). В связи с этим документ сформировал движения не только по бухгалтерскому и налоговому учету, но и по регистрам накопления «Прочие расчеты» и «Расходы при УСН».
Если бы вы отражали поступление ГСМ «Операцией, введенной вручную», то движения были бы только по одному регистру – бухгалтерскому. Делать это некорректно в связи с тем что, можно что-то не учесть в зависимости от выбранной системы налогообложения.
Списание бензина
Правильнее всего отразить в 1С 8.3 документом «Требование-накладная». Причина та же, что и в предыдущем примере. Кроме того, намного удобнее работать с документами, чем непосредственно с записями в регистре.
В предыдущем примере мы отразили поступление 30 литров бензина АИ-92, которые теперь числятся за Абрамовым Геннадием Сергеевичем. Предположим, что нам необходимо списать 20 литров в связи с поездкой.
Учет списания ГСМ в 1С Бухгалтерия будет произведен требованием-накладной. Заполнение шапки данного документа практически ничем не отличается от предыдущего.
Далее, на вкладке «Материалы» укажем наш бензин АИ-92 в количестве 20 литров. Удобнее заполнять данную табличную часть при помощи кнопки «Подбор» в связи с тем, что таким образом вы сразу моете увидеть остатки той или иной номенклатурной позиции.
Так же при заполнении табличной части важно правильно указать (10.03, как в авансовом отчете).
Мы наполнили все данные и можем провести документ. На изображении ниже вы можете увидеть, что сформировались две проводки по списанию ГСМ на счет затрат.
Так как наша организация применяет упрощенную систему налогообложения доходы минус расходы, на вкладке «Расходы по УСН» будут сразу два движения. Первой строкой будет отражен расход денежных средств по приобретению ГСМ авансовым отчетом. Второй строкой – приход, отражающий списание ГСМ.
Отражайте учет ГСМ в 1С 8.3 правильно, тогда при закрытии месяца все подобные расходы будут учтены.
Смотрите также видео инструкцию по списанию материалов:
Списание материалов в учете - процесс, обладающий определенной спецификой и проходящий по установленным правилам. В данной статье мы рассмотрим:
- как списать материалы в 1С 8.3 Бухгалтерия по шагам;
- правила списания канцтоваров, запчастей и производственных материалов;
- что делать с малоценными быстроизнашивающимися предметами (МБП);
- каким документом списываются материалы из эксплуатации.
Рассмотрим списание материалов в 1С 8.3 на примере канцтоваров, относимых на общехозяйственные нужды.
- бумага «Снегурочка» - 30 шт.;
- дырокол - 3 шт.;
- калькулятор - 3 шт.
Как списать материалы на общехозяйственные нужны в 1С 8.3. Оформите документ Требование-накладная :
- в разделе ;
- на основании документа Поступление (акт, накладная) по кнопке Создать на основании .
На вкладке Материалы укажите МПЗ, передаваемые на нужды организации, и их количество:
- Счет учета заполнится автоматически в зависимости от настроек в регистре сведений Счета учета номенклатуры , но его можно изменить вручную.
На вкладке Счет затрат укажите соответствующий затратный счет и его аналитику:
- Счет затрат , на котором накапливаются затраты. В нашем примере затраты будут учитываться в составе общехозяйственных расходов по БУ, т. к.материалы списываются на общехозяйственные нужды.
- Подразделение затрат , в которое отпускаются материалы.
- Статью затрат , по которой будут накапливаться затраты с Видом расхода - Материальные расходы .
Проводки по документу
Документ формирует проводки:
- Дт 26 Кт 10.01 - стоимость материалов списана в состав общехозяйственных расходов методом По средней .
Корректировка себестоимости списанных материалов до средневзвешенной себестоимости
Корректировка себестоимости осуществляется автоматически при выполнении в разделе Операции - Закрытие периода - Закрытие месяца .
Корректировка скользящей до средневзвешенной себестоимости осуществляется только в тех случаях, когда по выбывшим МПЗ есть поступления в течения месяца после их выбытия.
Документ формирует проводку:
- Дт 26 Кт 10.01 - корректировка скользящей себестоимости до средневзвешенной себестоимости.
Нюансы: списание запчастей
На счете 10.05 «Запчасти» учитываются запчасти для ремонта, замены изношенных частей машин, оборудования.
Как списать запчасти в 1С 8.3? Аналогично тому, как списываются общехозяйственные материалы: документом Требование-накладная .
В данном случае главное определить, на какие затраты списываются запасные части, и корректно заполнить вкладку Счет затрат .
Если запчасти используются на исправление брака, то вкладку Счет затрат заполните следующим образом:
Например, если списываются шины автомобиля, используемого в общехозяйственных целях, то вкладку Счет затрат заполните так:
Вид расхода статьи затрат - Прочие расходы , т.к. затраты на содержание служебного транспорта учитываются в составе прочих (косвенных) расходов в НУ (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Нюансы: списание материалов при строительстве
Проводки по документу
Документ формирует проводки
- Дт Кт – стоимость материалов учтена при формировании первоначальной стоимости ОС.
Списание материалов в производство
Списать материалы в производство можно несколькими способами:
- документом Требование-накладная в разделе Производство – Выпуск продукции – Требования-накладные ;
- в разделе Производство – Выпуск продукции – отчеты производства за смену .
Требование-накладная
Документ Требование-накладная используется, если материалы списываются общим количеством в производство, без разделения на определенный выпуск продукции.
Организация производит обувь женскую.
- заготовки для подошвы - 2 000 шт.;
- ткань - 500 м².
Учет ведется с использованием субконто Продукция на счете . При расчете себестоимости применяется плановая стоимость готовой продукции.
В учетной политике организации по БУ и НУ установлен способ списания материалов по средней себестоимости.
Оформите документ Требование-накладная в разделе Склад - Склад - Требования-накладные .
Если используете субконто Продукция на счете , то снимите флажок Счет затрат на закладке «Материалы» . Эту аналитику можно заполнить только на вкладке Счет затрат .
- на вкладке Материалы укажите данные об использованных материалах, их количестве, счете учета;
- на вкладке Счет затрат
заполните:
- Счет затрат - счет «Основное производство», т.е. счет на котором учитываются прямые расходы, относящиеся к выпуску продукции;
- Номенклатурные группы - вид продукции, в нашем примере Обувь женская ;
- Статьи затрат - статья затрат Вид расхода в НУ - Материальные расходы ;
- Продукция - готовая продукция, на выпуск которой будут использованы материалы.
Проводки по документу
Документ формирует проводки:
- Дт Кт 10.01 - стоимость материалов списана на производственные расходы по методу По средней .
Если Вы являетесь подписчиком системы БухЭксперт8, тогда читайте дополнительный материал по теме:
Отчет производства за смену
Разберем нюансы списания материалов при выборе .
23 января произведена продукция Босоножки женские «Кейт» (1 000 пар.). Материалы списаны в производство по спецификации №1, норма расхода на 1 пару:
- заготовки для подошвы - 2 шт.;
- ткань - 0,5 м².
В нашем случае списание оформляем непосредственно в момент выпуска продукции (выпуск ГП).
Выпуск ГП отразите документом Отчет производства за смену в разделе Производство – Выпуск продукции – Отчеты производства за смену .
В документе укажите Счет затрат , на котором учитываются прямые расходы и наименование готовой продукции.
В этом документе списание материалов осуществляется на вкладке Материалы . Если вы заполнили на вкладке Продукция графу Спецификации , то по кнопке Заполнить вкладка Материалы автоматически заполнится данными об использованных материалах, их количестве, счетах учета, статье затрат, продукции и номенклатурной группе .
Если учет затрат по продукции не ведете, а в субконто Продукция не удалено, то графа Продукция заполнится автоматически и ее надо очистить вручную.
Проводки по документу
Документ формирует проводки:
- Дт 43 Кт - оприходована продукция;
- Дт Кт 10.01 - стоимость материалов списана на производственные расходы методом По средней .
Если в течение месяца после списания материалов будут еще их поступления на склад, то рассчитанная себестоимость при списании МПЗ в конце месяца .
Если Вы являетесь подписчиком системы БухЭксперт8, тогда читайте дополнительный материал
